انبارداری
مقدمه:
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها، چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش خصوصي، تأمين ونگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است و انبارداري به كليه فعاليتهاي مربوط به تهيه و نگهداري وسپس تحويل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب، اطلاق ميشود. وظايف انبارها در سازمانرا ميتوان در سه بخش زير خلاصه كرد: الف) برنامهريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نيازسازمان در حد مطلوب خود. ب) همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهايخريداري شده. ج) نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات ودستورالعملهاي سازمان. انبارها را از دو جهت ميتوان مورد بررسي قرارداد، يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار، نوعقفسهبنديها، محل كالاها در انبار، نور، ايمني و وسايل حفاظت كالاها و وسايل حمل و نقل و... وديگري سيستم اطلاعات انبار كه به طرح و گردش فرمها بنحوي كه اطلاعات به بخشهاي مختلفسازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به كنترلهاي لازم در رابطه با كالاها ميپردازد. منظور از سيستم اطلاعاتي انبار، ايجاد روشي نظاممند و منطقي براي اجراي عمليات مربوط بهكالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات ميباشد. انبار بنا به نياز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و كاركنان آن در تماس و رابطه است. اين رابطه وتماس چه در مورد تحويل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداري حسابها و مبادله اسناد و مداركآنها، بايد بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمي مبتني باشد نه مناسبات شخصي و دوستانه چرا كه اينگونهروابط، موجبات كندي كار و بروز اشتباهات را فراهم ميسازد. بديهي است در روابط متقابل، رفتارهايدوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسريع كارها خواهد بود ولي نبايد باعث ابهام در حسابها ومدارك و اسناد باشد. در طراحي سيستم اطلاعات انبار بايستي توجه نمود كه آيا از قبل سيستمي وجود دارد يا خير، درصورت وجود سيستم، شناخت سيستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتيترين فعاليتها محسوبميشود.
انبار ساختمان یا محوطه است که برای نگهداری کالاها استفاده میگردد. صنعتگران، وارد کنندگان و صادر کنندگان کالاها، عمده فروشان و گمرک از استفاده کنندگان از انبارها میباشند. انبارها معمولاً در شهرها، شهرکهای صنعتی و کارخانجات ساخته میشوند ولی ممکن است جهت سهولت در دریافت و صدور کالا، در کنار راههای اصلی، فرودگاه و یا بنادر ساخته شوند تا کالاها مستقیماً به انبار وارد و یا از آن خارج گردد.
انبارها از لحاظ کاربری ممکن است انواع گوناگونی داشته باشند. انبار محصول، انبار مواد اولیه، انبار قطعات نیم ساخته، انبار قطعات یدکی، انبار ابزارآلات، انبار غلات و مخازن تنها تعداد اندکی از انواع انبارها میباشند. با توجه به کاربری و تنوع زیاد انواع انبارها، ماشین آلات، سیستمها و تجهیزات سختافزاری و نرمافزاری بسیاری متناسب با نوع کاربری انبارها توسعه یافته اند. از مهمترین ماشین الات مربوط به انبارها میتوان به انواع چرثقیلها، لیفت تراکها و تسمه نقاله ها برای جابجایی کالا اشاره نمود. استفاده ار تکنولوژی RFID در انبارها، در برخی از صنایع مدرن متداول است. ردیابی کالاها و کنترل موجودی انبار نیز بوسیله بانکهای اطلاعاتی و تحت نرمافزارهای خاص انجام میپذیرد.
از آنجا که انبارها در فرایند تجارت هیچگونه ارزش افزوده ای ایجاد نمینمایند مکانیابی، طراحی سیستم ورود، جابجایی و خروج کالاها از انبار بسیار حیاتی است تا عملیات انبارها با حداقل هزینه و حداکثر بهره وری انجام پذیرد. در اواخر قرن بیستم استفاده از سیستمهایی نظیر JIT جهت کاهش موجودی در فرایند و حذف انبارها بکار گرفته شد.
سیستم اداره انبارها با توجه به نوع کاربری و جامعه مورد استفاده بسیار متفاوت است. در برخی از جوامع انبارها هنوز به صورت سنتی اداره میگردند حال آنکه برخی از انبارها کاملاً خودکار و مکانیزه میباشند، بدون اینکه نیاز به نیروی کار داشته باشند و از طریق سیستمهای دریافت و انتقال خودکار کالاها و نرمافزارهای لجستیکی مدیریت میشوند. این سیستمها معمولاً در انبارهای با دماهای بسیار پایین که کار کردن در آنها دشوار است و یا در مناطقی که قیمت زمین بسیار گران میباشد پیاده سازی میشود چرا که امکان استفاده از ارتفاع در این سیستمها کاملاً مقدور میباشد.
انبار به محلی گفته میشود که کالاها طبق یک چیدمان بر اساس یک قانون خاص در آن چیده شده باشند و دارای کد کالا باشند. انبارها را از لحاظ ساختمان به سه گروه تقسیم میکنند 1)انبارهای پوشیده2)انبارها سر پوشیده 3)انبارهای باز یا محوطه که نسبت به کالاهای مورد نگهداری یکی از این نوع انبارها انتخاب و مورد استفاده قرار میگیرد.
انباردار
كليه موجودي هاي مواد بايد تحت اختيار و ابواب جمعي يك انباردار مسؤل باشد.اين شخص بايد تجربه كافي در روشهاي انبارداري داشته،لياقت وكفايت اداره عمليات انبار را دارا باشد،در امانت و درستي او ترديدي نباشدو بتواند افراد تحت سرپرستي خود را به خوبي اداره كند.
شرح و ظايف و مسؤوليت هاي انباردار به قرار زير است:
الف) تميز و مرتب نگهداشتن انبارها
ب) تحويل گرفتن مواد وارده به انبار پس از اطمينان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش كالا و برگ رسيد كالا يا در اعلاميه بدهكار انبار.
ج) قرار دادن مواد در جاي صحيح آنها در انبار.
د) مقابله مانده هاي كارتهاي انبار با موجودي هاي واقعي انبار.
ه)ارسال تقاضاي خريد كالا به اداره خريد در مواقعي كه موجودي هر يك از اقلام به حد تجديد سفارش مي رسد.
و) ممانعت از ورود اشخاص غير مجاز به داخل انبارها .
ز) صدور مجوز خروج اجناس از انبار در مقابل حواله هاي انبار كه به امضاهاي مجاز رسيده باشد.
ج) تهيه گزارش مواد ناباب و كم مصرف جهت اطلاع هيأت رئيسه.
تشكيلات داخلي انبارها
تقسيم بندي داخلي انبارها : قفسه ها و محفظههاي محتوي مواد انبار بايد در راهروي مشخص قرار گرفته باشند تا دسترسي به آنها به آساني ميسر باشد. در بسياري از موارد ممكن است لازم باشد راهروهاي كافي براي عبور وسايل گذاشت و برداشت مواد در داخل انبار تعبيه شود ، در اين صورت بهتر است خطوط سفيدي در كف انبار نقش شود كه محل محفظه هاي مواد مختلف را مشخص نمايد.
سازمان و محل انبارها
سازمان و انبارهاي مؤسسات صنعتي با نوع صنعت و بزرگي مؤسسه و سياست اداره كنندگان آن بستگي دارد ولي بطور كلي ميتوان انبارها را از لحاظ سازماني به 2 نوع تقسيم كرد : انبارهاي مركزي يا اصلي و انبارهاي فرعي يا دستي.
محل انبارها بايد طوري انتخاب شود كه حداكثر كارآيي و سرعت عمل را ممكن سازد. انبارها بايد حتي المقدور نزديك به محل رسيد و ارسال كالا باشد تا هزينه هاي نقل و انتقال به حداقل تـقليل يابد در عين حال بايد انبار طوري وقع شده باشد كه به آساني در دسترس كليه قسمتها و به خصوص قسمتهايي كه مواد سنگين يا پر حجم مي كنند باشد .
در كارخانه هاي بزرگ كه تعداد دواير زياد است انبارها را نميتوان در محلهايي قرار داد كه هم در نزديكي دايره رسيد كالا قرار گرفته و هم به كليه دواير مصرف كننده نزديك باشد تا تحويل مواد به آساني ميسر گردد . به اين جهت غالبا لازم است انبارهاي فرعي داير نمود كه براي تحويل مواد به قسمتهاي به خصوص كارخانه مناسب باشند . و در اين صورت انبار مركزي مواد و مصالحي را كه هر يك از انبارهاي فرعي براي تحويل به حوزه عمل خود لازم دارند هر چند يكبار به آن انبارها صادر ميكنند . در اين شرايط حتما بايد كمك انباردارها مسئول انباردار كل باشند تا بتوان سياست خريد ، انبار كردن و صدور مواد از انبار را در تمام مؤسسه هماهنگ و يكنواخت نمود .
معايب احتمالي تمركز انبارها عبارتند از :
الف) افزايش هزينه حمل و نقل داخلي
ب) محل انبارها ممكن است از بسياري دواير مصرف كننده دور باشد و موجب ناراحتي و تاخير در تحويل جنس گردد .
ج) خرابي وسايل حمل و نقل داخلي يا بروز ساير موانع در انبارهاي مركزي موجب ايجاد وقفه در كار دواير گردد .
محسنات و معايب تمركز انبارها
مزاياي انبارهاي مركزي در مقايسه با انبارهاي فرعي به شرح زير است :
الف) صرفه جويي در تعداد كارمندان و تمركز متخصصين انبارداري در يك اداره
ب) كاهش هزينه هاي دفتري و صرفه جويي در مدارك و نوشت افزار .
ج) امكان نظارت بهتر .
د) كارمندان انبارها با انواع مواد انبار آشنايي پيدا ميكنند و در صورت غيبت هر يك از كارمندان سايرين ميتوانند كار او را انجام دهند .
ه) امكان تقسيم بندي بهتر انبارها .
و) تسهيل كنترل موجوديها .
ز) امكان تقليل موجوديها به حداقل و در نتيجه تقليل فضاي انبارها
خ) كاهش مقدار كالاي ناباب و كم مصرف
ط) امكان تقليل سرمايه مصرفي در موجوديها به حداقل .
انبارداري كالا و جريان روزمره انبار
سازمان انبارها و كنترل موادمصرفي در توليد
اهميت اجناس انبار در غالب شركتهاي صنعتي قسمت قابل توجهي از وجوه شركت به مصرف سرمايه گذاري در موجوديهاي جنسي ميرسد و شركتهايي كه روش هاي منظم و مطمئني نداشته باشند ممكن است زيانهاي عمده اي از اين راه متحمل شوند .
در اكثر مؤسسات كوچك و بعضي اوقات حتي در مؤسسات بزرگ اهميت حس اداره انبارها از نظر دور مانده و به اين موضوع كه مواد و مصالح انبار ارزش نقدي معادل قيمت خود دارند توجه كافي نميشود . حيف و ميل مواد ، فاسد شدن آنها و عدم توجه در جابه جا كردن و نقل و انتقال و حفظ و حراست آنها منجر به تقليل سود يا حتي ابجاد زيان شده و به اين جهت ايجاد انبارهاي مجهز و اداره آنها با روش صحيح يكي از شرايط ضروري استفاده كامل از يك دستگاه حسابداري صنعتي است .
-كارشناس ارشد مديريت سوانح دانشگاه تهران